Datenverarbeitung in der VOB-Anwendung
Die VOB-Anwendung nutzt die OpenAI-API zur Auslesung der hochgeladenen Belege. Die fachliche Regelbewertung und die Erzeugung der Ausgaben erfolgen auf dem Anwendungsserver.
Die Dateiinhalte und Dateinamen werden für die Tokenzählung und einmalige Auslesung an OpenAI übermittelt. Bereits beim Vorabzählen erhält OpenAI Zugriff auf die bereitgestellten Dateien. Eine Überschreitung der Kostenobergrenze verhindert den anschließenden KI-Ausleseauftrag.
Nach Abschluss oder einem behandelten Fehler fordert die Anwendung die Löschung der temporären OpenAI-Dateien an. Löschversuche und Bestätigungen werden protokolliert. Zusätzlich wird beim Upload ein Ablauf nach 24 Stunden angefordert und vor der Auslesung kontrolliert.
Die zusätzliche Speicherung der KI-Antwort als abrufbare API-Antwort ist deaktiviert. Das bedeutet keine vollständige Speicherfreiheit beim Anbieter: Für Sicherheitsüberwachung gelten standardmäßig Aufbewahrungen von bis zu 30 Tagen, vorbehaltlich besonderer Kontoeinstellungen und Ausnahmen. Weitere Informationen enthalten die OpenAI-Datenkontrollen.
Auf dem Anwendungsserver werden Quelldateien nach der Verarbeitung gelöscht. Auslesedaten und Berichte bleiben für den zeitlich begrenzten Abruf gespeichert. Die Standardfrist beträgt zwei Stunden; laufende Vorgänge erhalten eine verlängerte Verarbeitungsfrist. Die tatsächliche Bereinigung hängt vom eingerichteten Bereinigungslauf ab.
Das getrennte Verbrauchsprotokoll speichert eine pseudonymisierte Nutzerkennung, Vorgangskennungen, Zeitpunkte, Tokenverbrauch, Kostenobergrenzen, Fehler- und Löschstatus. Es enthält keine Belegtexte. Es bleibt zur Kosten- und Kontingentkontrolle über die Bereitstellungsfrist der Berichte hinaus erhalten. Ungeklärte Verbräuche werden nicht automatisch zurückgesetzt.
Eine technische Startmeldung an den Betreiber enthält die freigegebene E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt und die Vorgangsnummer; keine Belege und keine Ergebnisse.
Betreiberkontakt: info@factoring-preisvergleich.de. Für Betreiberangaben, Betroffenenrechte und weitere allgemeine Informationen siehe die allgemeine Datenschutzerklärung. Dieser ergänzende Hinweis beschreibt die konkrete technische Verarbeitung der VOB-Anwendung über OpenAI.